Fasi della pipeline di vendita su WhatsApp: quante e come chiamarle

Quasi tutte le pipeline falliscono il giorno in cui qualcuno le progetta, non il giorno in cui qualcuno le usa.

La board in sé è la parte facile. WaliChat te ne dà una pronta all'uso, appoggiata sulla stessa casella condivisa da cui il tuo team già risponde, con cinque fasi già al loro posto: Nuovo lead, Contattato, Trattativa, Vinta e Persa. Trascini una scheda e la trattativa si sposta. Quella parte è questione di un minuto.

Quello che richiede giudizio è decidere quali colonne ha davvero la tua attività, ed è questa decisione a fare la differenza tra una board che il team tiene aggiornata e una board che dalla seconda settimana è pura finzione. Questa guida parla di quella decisione.

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Regola uno: dai a una fase il nome di quello che ha fatto il cliente

È l'unico cambiamento che salva quasi tutte le pipeline.

Una fase chiamata Interessato non è verificabile. Due persone che leggono la stessa chat non saranno d'accordo, e una settimana dopo nessuno si ricorda cosa volesse dire. Una fase chiamata Preventivo inviato o è successa o non è successa. Lo stesso vale per Demo fissata, Campioni spediti, Contratto inviato e In attesa della loro amministrazione.

La prova è semplice: un collega che non ha mai letto quella conversazione riuscirebbe a mettere la scheda nella colonna giusta solo scorrendo il thread? Se sì, la fase è un fatto. Se no, è una sensazione, e le sensazioni scivolano.

Le sensazioni nascondono anche le cattive notizie. Una trattativa può restare in Interessato per un mese e sembrare ancora viva. Non può restare in Preventivo inviato per un mese e sembrare qualcosa di diverso da quello che è.

Regola due: da quattro a sei colonne, e diffida di nove

WaliChat arriva a venti fasi per funnel. Quasi sicuramente ne vuoi tra quattro e sei.

Il motivo non è l'ordine, è l'aritmetica. Ogni colonna in più è un'altra decisione che il team deve prendere su ogni trattativa, e le decisioni diventano più difficili man mano che le colonne si assottigliano. Quando la differenza tra due fasi è abbastanza piccola da poterci litigare, le persone smettono del tutto di spostare le schede, e una board che nessuno muove è peggio di nessuna board, perché sembra informazione.

Se ti accorgi di volerne nove, di solito è vera una di queste due cose:

• Due sono la stessa fase con quantità diverse di speranza. Contattato e Da ricontattare sono una colonna sola. Uniscile.
• Stai facendo girare due processi di vendita diversi sulla stessa board. Quello è un problema vero, e la risposta sono due funnel, non nove colonne. Più sotto ne parliamo.

Parti dalle cinque fasi predefinite. Rinominale con i fatti che ti riguardano. Aggiungi la sesta solo quando ti sorprendi ad averne bisogno due volte nella stessa settimana.

Regola tre: ogni funnel ha bisogno di una fine, e neanche la fine è una sensazione

Ogni fase in WaliChat è di uno di tre tipi: aperta, vinta o persa. Un funnel conserva sempre almeno una fase per tipo, ed è il vincolo che impedisce a una board di diventare una lista di cose da fare senza uscita.

I tipi contano più di quanto sembri. Vinta e Persa sono il modo in cui più avanti la board potrà dirti qualcosa sulla tua attività, e una trattativa abbandonata in silenzio nella terza colonna non ti dice proprio niente. Se un cliente smette di rispondere, la mossa onesta è Persa, con un motivo. Puoi riaprirla il giorno in cui torna, e cancellare un funnel più avanti ti lascia comunque le sue trattative vinte e perse invece di portarsi via la tua storia.

Anche la board si difende da sola: mentre trascini una scheda, le zone Vinta e Persa compaiono come bersagli. Chiudere una trattativa è un atto deliberato, non qualcosa che ti capita lasciando cadere una scheda un po' troppo a destra.

Regola quattro: una scadenza per fase è quello che trasforma una board in un allarme

È la parte che quasi tutti i team saltano, ed è dove la board comincia a guadagnarsi lo stipendio.

Dai a una fase un limite in giorni. Quando una scheda è rimasta lì più a lungo, lo dice da sola, in faccia: In stallo. Non devi ricordarti di controllare e nessuno deve far girare un report settimanale. Te lo dice la scheda.

Imposta il limite sulla risposta onesta alla domanda "quanto tempo è normale qui?", non su quella che vorresti fosse vera:

Fase	Un limite ragionevole	Perché
Nuovo lead	1 giorno	Se una richiesta nuova ha un giorno e nessuno ha risposto, è tutto il problema in un solo numero
Preventivo inviato	da 3 a 5 giorni	Abbastanza perché il cliente ci pensi, abbastanza poco per accorgersi del silenzio
Trattativa	da 7 a 14 giorni	Qui le trattative vere respirano, quindi un limite stretto grida al lupo e basta
In attesa del cliente	10 giorni	La fase esiste per tenere ferma una trattativa, ma non per sempre

A parte, una trattativa la cui conversazione non ha attività da più di tre giorni viene marcata Fredda. Riguarda la chat che si è zittita, non l'orologio della fase, e insieme ti dicono due cose diverse: In stallo vuol dire che si è fermato il tuo processo, Fredda vuol dire che si è fermato il cliente.

Poi due filtri, Mio e In stallo, riducono la board alle tue trattative o a quelle che hanno smesso di muoversi. Quasi tutti i giorni il secondo filtro è l'unica vista di cui qualcuno ha bisogno.

Regola cinque: un funnel per processo di vendita, non per prodotto

Il segnale più chiaro che ti serve un secondo funnel è che le fasi smettono di avere senso per metà delle tue trattative.

Nuovi clienti e rinnovi sono la coppia classica. Un cliente nuovo passa da una scoperta, un preventivo e una trattativa. Un rinnovo passa da un promemoria, una decisione e una fattura. Costringere entrambi sulla stessa board ti dà colonne che metà delle tue schede salta, ed è il modo più rapido per rendere illeggibile una board.

L'onboarding è spesso il terzo. Non è vendita, ma è una sequenza con delle fasi ed è utile vederla.

Un contatto può stare in più funnel nello stesso momento, ciascuno con la sua fase, quindi lo stesso cliente può essere un rinnovo aperto e un upsell aperto senza che i due si intralcino. Quello che un contatto non può avere sono due trattative aperte nello stesso funnel: un cliente, una scheda per board.

Il pannello della chat nell'inbox mostra tutto questo accanto alla conversazione: in quali funnel si trova questo contatto, quanto vale ciascuna trattativa e un pulsante per aggiungerlo a un altro.

Regola sei: lascia che l'assistente suggerisca, mai che decida

WaliChat tiene d'occhio i thread dietro le tue trattative aperte. Quando una raffica di messaggi si calma, può appuntare una nota sulla scheda: o una proposta di far avanzare la trattativa, o una segnalazione che la cosa sembra traballante. La nota dice il perché e cita la riga del cliente che l'ha fatta scattare.

Poi si ferma. Niente cambia colonna finché non lo dice una persona.

Due dei suoi limiti dovrebbero guidare il modo in cui dai un nome alle fasi. Non spingerà mai una trattativa in una colonna vinta o persa, ed è una scelta voluta, perché chiudere una trattativa è un giudizio e un giudizio non può dipendere da una frase che il cliente ha scritto per caso. E guarda soltanto quello che tu e il cliente vi siete detti, non le note che il tuo team lascia internamente.

Metti insieme queste due cose e i nomi delle tue fasi stanno facendo un lavoro vero. Colonne costruite su fatti visibili danno all'assistente qualcosa su cui ragionare. Colonne costruite su come si sente un commerciale non gli danno niente.

Com'è davvero lavorare sulla board

Una volta che le fasi sono giuste, la routine è breve.

Lunedì mattina, filtra su In stallo. Ogni scheda lì dentro è una decisione: inseguirla, spostarla o perderla onestamente. Le schede Fredde ma non In stallo di solito chiedono una spinta, non un ripensamento.

Durante la settimana quasi nessuno visita la board. La trattativa vive nel pannello della chat accanto alla conversazione, quindi un agente cambia fase da dove stava già lavorando, e una trattativa può perfino nascere da un semplice numero di telefono e adottare la conversazione appena quel contatto scrive.

Apri una scheda e la trattativa ha una pagina tutta sua, a un indirizzo tutto suo, ed è quello che ti permette di passare a un collega una trattativa a metà incollando un link. Quella pagina conserva le cose che un thread di chat non conserverà mai: note che legge solo la tua squadra, attività con una data attaccata e il registro di ogni mossa che la trattativa ha fatto, con il nome di chi l'ha fatta.

Domande frequenti

Devo copiare le fasi del mio vecchio CRM?

Solo quelle che erano fatti. Quasi tutte le pipeline dei CRM si portano dietro un paio di colonne che esistono perché servivano a un report, e sono le prime a restare indietro su una board che le persone usano davvero.

E se una trattativa salta una fase?

Lascia che lo faccia. Saltare è informazione: se quasi tutte le trattative passano dritte da Nuovo lead a Trattativa, la tua seconda colonna non è una fase, è una formalità.

Posso cambiare le fasi più avanti?

Sì, e devi aspettartelo. L'elenco delle fasi non è uno schema da azzeccare il primo giorno, è la descrizione di come vendi, e sarà sbagliato in piccole cose finché non avrai visto delle trattative vere attraversarlo.

Quanti funnel posso avere?

Uno con Professional, tre con Business e dieci con Enterprise. I suggerimenti dell'assistente fanno parte dell'assistente IA, quindi richiedono Business o Enterprise.

Risorse

• I funnel di vendita in WaliChat ti accompagna nella board, nella scheda della trattativa e nel pannello della chat.
• CRM contatti racconta la scheda cliente su cui poggiano le trattative.
• Prezzi elenca cosa include ogni piano.

Pronto a portare la pipeline nell'inbox che già usi?

La board non è un secondo sistema da tenere allineato. Legge le conversazioni che sono già nella tua casella condivisa, quindi non c'è niente da importare quando parti e nessun foglio di calcolo che il giovedì è già vecchio.

Inizia la prova gratuita e rinomina quelle cinque colonne con i fatti che la tua attività ha davvero.