WhatsApp-Vertriebspipeline: wie viele Phasen und welche Namen
Drei Phasen oder sieben? Wie du die Schritte eines WhatsApp-Leads richtig benennst, Fristen setzt, die stockende Deals aufdecken, und dein Board ehrlich hältst.
Die meisten Pipelines scheitern an dem Tag, an dem jemand sie entwirft, nicht an dem Tag, an dem jemand sie benutzt.
Das Board selbst ist der einfache Teil. WaliChat bringt eines mit, direkt auf dem gemeinsamen Posteingang, aus dem dein Team ohnehin schon antwortet, mit fünf fertigen Phasen: Neuer Lead, Kontaktiert, Verhandlung, Gewonnen und Verloren. Karte ziehen, Deal umgezogen. Das dauert eine Minute.
Urteilsvermögen braucht die Frage, welche Spalten dein Geschäft wirklich hat. Genau diese Entscheidung trennt ein Board, das dein Team aktuell hält, von einem Board, das ab der zweiten Woche Fiktion ist. Um diese Entscheidung geht es hier.
Regel eins: Benenne eine Phase nach dem, was der Kunde getan hat
Das ist die eine Änderung, die die meisten Pipelines rettet.
Eine Phase namens Interessiert lässt sich nicht überprüfen. Zwei Leute, die denselben Chat lesen, sind sich darüber uneinig, und eine Woche später weiß niemand mehr, was gemeint war. Eine Phase namens Angebot verschickt ist entweder passiert oder nicht. Genauso Demo vereinbart, Muster verschickt, Vertrag verschickt und Warten auf deren Buchhaltung.
Der Test ist einfach: Könnte eine Kollegin, die dieses Gespräch nie gelesen hat, die Karte allein durch Scrollen im Verlauf in die richtige Spalte legen? Wenn ja, ist die Phase ein Ereignis. Wenn nein, ist sie ein Gefühl, und Gefühle verrutschen.
Gefühle verstecken außerdem schlechte Nachrichten. Ein Deal kann einen Monat in Interessiert liegen und trotzdem lebendig wirken. In Angebot verschickt kann er das nicht: Da sieht ein Monat nach genau dem aus, was er ist.
Regel zwei: vier bis sechs Spalten, und sei misstrauisch bei neun
In WaliChat sind bis zu zwanzig Phasen pro Funnel möglich. Du willst mit ziemlicher Sicherheit vier bis sechs.
Der Grund ist nicht Ordnungsliebe, sondern Rechnen. Jede zusätzliche Spalte ist eine weitere Entscheidung, die dein Team bei jedem Deal treffen muss, und die Entscheidungen werden schwerer, je feiner die Spalten werden. Wenn der Abstand zwischen zwei Phasen klein genug für eine Diskussion ist, verschiebt niemand mehr Karten, und ein Board, das keiner bewegt, ist schlimmer als gar keins, weil es wie eine Information aussieht.
Wenn du dir neun Phasen wünschst, stimmt meistens eines von beidem:
- Zwei davon sind dieselbe Phase mit unterschiedlich viel Hoffnung. Kontaktiert und Nachgefasst sind eine Spalte. Führ sie zusammen.
- Du fährst zwei verschiedene Vertriebsprozesse auf einem Board. Das ist ein echtes Problem, und die Antwort sind zwei Funnels statt neun Spalten. Dazu unten mehr.
Fang mit den fünf Voreinstellungen an. Benenne sie nach deinen eigenen Ereignissen um. Eine sechste kommt erst dazu, wenn du sie in derselben Woche zweimal vermisst hast.
Regel drei: Jeder Funnel braucht ein Ende, und das Ende ist auch kein Gefühl
Jede Phase in WaliChat ist von einer von drei Arten: offen, gewonnen oder verloren. Ein Funnel behält immer mindestens eine von jeder Sorte, und genau diese Regel verhindert, dass aus dem Board eine To-do-Liste ohne Ausgang wird.
Die Arten sind wichtiger, als sie aussehen. Gewonnen und Verloren sind der Grund, warum dir das Board später überhaupt etwas über dein Geschäft sagen kann, und ein Deal, der still in der dritten Spalte versandet, sagt gar nichts. Wenn ein Kunde aufhört zu antworten, ist Verloren die ehrliche Bewegung, mit einem Grund dazu. Du kannst ihn an dem Tag wieder öffnen, an dem er zurückkommt, und wenn du später einen Funnel löschst, bleiben dessen gewonnene und verlorene Deals erhalten, statt deine Historie mitzunehmen.
Das Board verteidigt das sogar: Während du eine Karte ziehst, erscheinen die Zonen Gewonnen und Verloren als Ziele. Einen Deal abzuschließen ist eine bewusste Handlung und nichts, was dir passiert, weil du eine Karte etwas zu weit nach rechts fallen lässt.
Regel vier: Eine Frist pro Phase macht aus einem Board eine Warnung
Diesen Teil überspringen die meisten Teams, und genau hier fängt das Board an, sich zu lohnen.
Gib einer Phase ein Limit in Tagen. Wenn eine Karte länger dort liegt, sagt sie es selbst, direkt auf ihrer Vorderseite: Stagniert. Du musst dich an nichts erinnern, und niemand fährt einen Wochenbericht. Die Karte sagt es dir.
Setz das Limit auf die ehrliche Antwort auf die Frage "wie lange dauert das hier normalerweise?", nicht auf die Antwort, die dir lieber wäre:
| Phase | Eine vernünftige Frist | Warum |
|---|---|---|
| Neuer Lead | 1 Tag | Wenn eine neue Anfrage einen Tag alt ist und niemand geantwortet hat, steckt das ganze Problem in dieser einen Zahl |
| Angebot verschickt | 3 bis 5 Tage | Lang genug, damit der Kunde nachdenken kann, kurz genug, um Schweigen zu bemerken |
| Verhandlung | 7 bis 14 Tage | Echte Deals brauchen hier Luft, eine enge Frist schlägt nur blinden Alarm |
| Warten auf den Kunden | 10 Tage | Die Phase hält einen Deal fest, aber nicht ewig |
Unabhängig davon gilt: Ein Deal, in dessen Gespräch seit mehr als drei Tagen nichts passiert ist, liest sich als Kalt. Das betrifft den verstummten Chat, nicht die Uhr der Phase, und zusammen sagen dir die beiden Unterschiedliches. Stagniert heißt, dein Prozess ist stehen geblieben. Kalt heißt, der Kunde.
Zwei Filter, Meine und Stagniert, schneiden das Board dann auf deine eigenen Deals herunter oder auf die, die sich nicht mehr bewegen. An den meisten Tagen ist dieser zweite Filter die einzige Ansicht, die überhaupt jemand braucht.
Regel fünf: ein Funnel pro Vertriebsprozess, nicht pro Produkt
Das deutlichste Zeichen dafür, dass du einen zweiten Funnel brauchst: Die Phasen ergeben für die Hälfte deiner Deals keinen Sinn mehr.
Neugeschäft und Verlängerungen sind das übliche Paar. Ein neuer Kunde durchläuft Bedarfsklärung, Angebot und Verhandlung. Eine Verlängerung durchläuft Erinnerung, Entscheidung und Rechnung. Beides auf ein Board zu zwingen, gibt dir Spalten, die die Hälfte deiner Karten überspringt, und nichts macht ein Board schneller unlesbar.
Onboarding ist oft das dritte. Es ist kein Verkaufen, aber es ist eine Abfolge mit Phasen, und man sieht sie gern.
Ein Kontakt kann gleichzeitig in mehreren Funnels liegen, in jedem mit seiner eigenen Phase, sodass derselbe Kunde eine laufende Verlängerung und ein laufendes Upsell sein kann, ohne dass sich beides in die Quere kommt. Was ein Kontakt nicht haben kann, sind zwei offene Deals im selben Funnel. So bleibt es bei einem Kunden pro Karte und Board.
Das Chat-Panel im Posteingang zeigt all das direkt neben dem Gespräch: in welchen Funnels dieser Kontakt liegt, was jeder Deal wert ist, und einen Button, um ihn einem weiteren hinzuzufügen.
Regel sechs: Lass den Assistenten vorschlagen, niemals entscheiden
WaliChat verfolgt die Verläufe hinter deinen offenen Deals. Sobald sich ein Schwung Nachrichten beruhigt hat, kann es eine Notiz an die Karte heften: entweder einen Vorschlag, den Deal weiterzuziehen, oder einen Hinweis, dass die Sache wackelt. Die Notiz sagt, warum, und zitiert den Satz des Kunden, der dazu geführt hat.
Dann hört es auf. Nichts wechselt die Spalte, bevor ein Mensch es sagt.
Zwei seiner Grenzen sollten die Benennung deiner Phasen prägen. Es schiebt einen Deal grundsätzlich nicht in eine gewonnene oder verlorene Spalte, und zwar mit Absicht, weil das Ende eines Deals ein Urteil ist und ein Urteil nicht an einem Satz hängen sollte, den ein Kunde zufällig getippt hat. Und es sieht immer nur an, was du und der Kunde einander geschrieben habt, nie die Notizen, die dein Team intern hinterlässt.
Zusammengenommen leisten deine Phasennamen damit echte Arbeit. Spalten aus sichtbaren Ereignissen geben dem Assistenten etwas, woraus er schließen kann. Spalten aus dem Bauchgefühl eines Mitarbeiters geben ihm gar nichts.
Wie die Arbeit mit dem Board wirklich aussieht
Wenn die Phasen stimmen, ist die Routine kurz.
Montagmorgen: Filter auf Stagniert. Jede Karte dort ist eine Entscheidung, nachfassen, verschieben oder ehrlich verlieren. Karten, die Kalt, aber nicht Stagniert sind, brauchen meistens einen Anstupser statt eines Umdenkens.
Unter der Woche schaut kaum jemand aufs Board. Der Deal lebt im Chat-Panel neben dem Gespräch, deshalb ändert ein Agent die Phase von dort aus, wo er ohnehin gerade arbeitet, und ein Deal kann sogar mit einer nackten Telefonnummer beginnen und sich das Gespräch holen, sobald dieser Kontakt schreibt.
Öffnest du eine Karte, bekommt der Deal seine eigene Seite unter seiner eigenen Adresse, und genau deshalb kann jemand eine halb fertige Verhandlung per Link übergeben. Diese Seite hält fest, was ein Chatverlauf nie festhält: Notizen, die nur deine Seite liest, Aufgaben mit einem Datum daran, und ein Protokoll jeder Bewegung des Deals, mit dem Namen dessen, der sie gemacht hat.
Häufige Fragen
Soll ich die Phasen aus meinem alten CRM übernehmen?
Nur die, die Ereignisse waren. Die meisten CRM-Pipelines schleppen ein paar Spalten mit, die es nur gibt, weil irgendein Report sie brauchte, und die veralten auf einem Board, das wirklich benutzt wird, als Erstes.
Was, wenn ein Deal eine Phase überspringt?
Lass ihn. Überspringen ist eine Information: Wenn die meisten Deals direkt von Neuer Lead zu Verhandlung springen, ist deine zweite Spalte keine Phase, sondern eine Formalie.
Kann ich die Phasen später ändern?
Ja, und du solltest fest damit rechnen. Die Phasenliste ist kein Schema, das am ersten Tag sitzen muss, sondern eine Beschreibung davon, wie du verkaufst, und sie wird in Kleinigkeiten falsch sein, bis du echte Deals hindurchlaufen gesehen hast.
Wie viele Funnels kann ich haben?
Einen im Professional-Tarif, drei im Business-Tarif und zehn im Enterprise-Tarif. Die Vorschläge des Assistenten gehören zum KI-Assistenten, sie brauchen also Business oder Enterprise.
Ressourcen
- Vertriebsfunnels in WaliChat führt durch das Board, den Deal-Datensatz und das Chat-Panel.
- Kontakte-CRM behandelt die Kundenakte, auf der die Deals liegen.
- Preise listet auf, was in welchem Tarif enthalten ist.
Bereit, deine Pipeline auf den Posteingang zu legen, den du ohnehin nutzt?
Das Board ist kein zweites System, das du synchron halten musst. Es liest die Gespräche, die längst in deinem gemeinsamen Posteingang liegen, es gibt zum Start also nichts zu importieren und keine Tabelle, die am Donnerstag veraltet ist.
Starte deine kostenlose Testphase und benenne diese fünf Spalten nach den Ereignissen um, die dein Geschäft wirklich hat.